在一家设计公司如何组织管理文件

本文翻译自:设计公司 Clay 的用户体验总监 — — Alex Khmelevsky

前言

一个项目的进程,往往是需求不断的更新与迭代,在这个过程中如何组织管理文件,是我们经常很头疼的一个问题。今天这里引用了国外设计公司Clay的管理方式,希望对你有所帮助。

使用哪些工具进行管理?

我们使用 Dropbox 文件和纸质文件,你可以使用 Google Drive 和 Google 文档,也可以使用 Office 365 Word 和 Google Microsoft OneDrive。 我们的目标是找到具有良好桌面同步功能和协作文本 / 笔记编辑应用程序的云文件存储。(相比于国内,我们可以选择有道云协作、石墨文档、蓝湖等协作应用等)

我们的大部分工作都是通过以下格式的好的老式文件创建的:
图形(sketch,Photoshop,Illustrator)
动效视频 (After Effects,Principle)
3D (Cinema 4D)

 

 

文档结构

请记住,任何文档结构都应该得到团队的支持; 否则,它将无法工作。 人们可能会犯错误,所以团队领导或者项目经理应该检查,如果必要的话,提醒团队成员正确地更新文件。
和许多机构一样,我们为客户创建一个文件夹,并在其中包含项目文件夹。 但是项目应该遵循什么样的结构呢?
我们寻找一种根据我们的过程订购项目文件夹,并根据使用场景存储文件的方法。 添加数字给任何文件和文件夹默认按名称排序的文件系统提供了顺序。
数字是设计师的朋友!
这里是我们在Clay所做的任何设计项目的文件夹结构。 文件夹编号前缀按照项目主要阶段的顺序放置文件夹。

 

外部资料

在这里,我们存储客户给我们的所有材料和参考: 图片,照片,品牌书籍,演示文稿,标志,截图,屏幕录像,以及任何其他与项目相关的源文件和文档。 我们在这里没有组织文件的具体规则; 我们只是根据内容分发它们。

 

 

调研文档

在研究阶段,我们收集当前或计划中系统的知识和竞争对手的参考资料: 例子、截图、屏幕录像、访谈录音和任何其他工作文件。 我们存储我们在 Dropbox Paper 或 Google Drive 上写的研究文档。

 

 

如果这项工作每天都在进行,那么结果也应该如此。 这就是为什么我们将每日设计结果存储在一个名为”2018-11-25″的文件夹中。 这样,每天的研究材料可以很容易地组装成一个用于报告的文档。

 

 

线框图

线框图是我们工作不可或缺的一部分。 它们允许我们在短时间内设计所有必要的使用场景,确定与产品进行人机交互的核心原则,并进行可用性测试。

我们创建高保真的线框图,以便开发人员可以使用,即使在样机中没有应用样式。 用户体验设计的主要部分就发生在这个阶段。

 

 

我们用 InVision 组合线框来显示导航和屏幕流程。 此外,我们准备用户流来覆盖所有场景和边缘案例。 用户流帮助我们理解什么是已经完成的,什么是未完成的; 它还为开发人员提供了一个有价值的结构。

 

UI&视觉设计

所有的最终设计都进入04-Designs 文件夹。 典型的子文件夹结构与”研究”、”线框图”和”传出”文件夹相同。

 

 

输出文档

在项目进行期间,我们将结果分享到按日期组织的文件夹中。 在项目结束时,我们将所有内容放入”最终资产”文件夹。 我们也共享交互式原型; 例如,InVision 组装的线框图和可视化设计。

开发文档

在这里,我们为开发人员存储所有必要的文件,如线框图、设计、资产和字体。 开发者还可以通过 Zeplin 获得最终的设计。 通过这种方式,我们可以控制到底是什么进入了开发。根据项目的不同,我们可以替换这个文件夹,或者添加过程中需要的其他特定部分。

文件命名

导出文件名

文件变数命名原则对于一个组织良好的过程是至关重要的。 能够快速找到所需的文件并对其进行全局区分非常重要(例如,在所有项目中进行搜索)。

 

最终的设计文件按照这个模板给出一个名称:

流程编号-步骤编号-状态编号-附加状态编号(可选)-名称

产品的每个流程步骤得到一个数字。 例如,我们将登录页面设计为产品流程中有价值的部分。 登录通常是第一个也是最常见的产品流步骤,因此它被分配数字00。
数字从0开始。 在单位数字前面加一个零有助于正确地排列文件。 如果你有超过99个流,继续使用3个数字。 注意: 在我们为最复杂的项目工作的15年中,我们从未达到99。
产品流程中的每一步都会得到一个数字。 例如,在登录页面中,我们有一个带有电子邮件和密码输入的登录对话框,其中有一个登录按钮。 这个流程步骤将得到数字01,而密码重置对话框将在整个带有数字00的登录流程中被分配流程步骤02。


在任何一个步骤中都有一个状态,它也得到一个数字。 例如,我们在登录对话框中输入了密码。 这种状态会得到数字02,因为它紧跟在电子邮件输入之后。 我们还为每个组件添加一个名称。 所以这个例子的最后一个名字是:

00-01-02-Password.png

如果一个用户在几次不成功的登录尝试后被锁定,那么这种情况的设计文件将被命名:

00-01-06-EmailLocked.png

选择简短和可理解的状态名称,如 Feed、 Post、 Filter 和 Event。 用 CamelCase 替换空格: 即 NewMessage,FollowGroup。 避免复杂和模糊的名字。 如果你想在同一个屏幕上显示多个可视化选项,你可以在数字链的末尾添加一个字母:

01-02-00a-Search.png
01-02-00b-Search.png

 

文件夹命名

我们用相同的命名规则将大量文件存储在文件夹中。

 

源文件命名

源文件使用相同的规则获取名称,但我们在前面添加了一个项目名称:

项目名称-流程编号-步骤编号-状态编号-名称

我们经常可以将所有的状态放在一个文件中,所以源代码的名称就是这样的:

ProjectX-Design-02-03-People-Filter.sketch

 

总结

通过应用这种过多的文件存储结构,您可以确保,在任何时候您都会知道:

  • 到目前为止已经完成了多少天的工作;
  • 提交给客户的内容和时间;
  • 设计师们最近到底在做什么;
  • 这个系统的哪些部分已经设计好并交付;
  • 我们是否已完成界面并执行设计质量保证;
  • 在哪里可以找到所有经过确认的设计;
  • 开发人员是否有最低限度的设计可以使用;
  • 图片来源,字体和其他材料。

无需询问项目经理,甚至不需要使用项目管理工具,就可以很方便地获得这些答案。

如果您愿意尝试我们的项目文件组织方式,下载此模板并将其保存在您的云项目文件夹中。 双击模板之后,将显示一个新的项目文件夹。 然后重命名文件夹并开始工作。

 

原文链接:https://clay.global/news/how-to-organize-files-in-a-design-agency/

原作者:Alex Khmelevsky

翻译整理:木头

后记:本文提到的方式,如果用中文,需要使用的时候做适当的调整。

 

本文系作者 @ 原创发布在 木头印记。未经许可,禁止转载。

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